Da Morten Evensen kom inn i Stiftelsen Asta som daglig leder, ble én ting tidlig klart: De kunne ikke fortsette som før.
Stiftelsen Astas formål er å levere programvare til arkivsektoren i Norge, noe de gjør gjennom to relaterte tjenester. Veldig kort forklart: Den ene er Asta, et arbeidsverktøy for arkivarer, og den andre er Arkivportalen, som gjør dokumenter fra Asta tilgjengelige for søk. I tillegg tilbyr stiftelsen konsulenttjenester for å finansiere utviklingen av programvare. De er ledende i Norge på arkivordning og uttrekk av elektroniske arkiver.
Problemet Evensen bet seg merke i var følgende: Programvaren de leverte var langt på vei utdatert.
Programvaren måtte bygges opp igjen fra bunnen
Evensen forklarer situasjonen, og hvorfor den ga stiftelsen så store problemer.
– Programvaren var utviklet litt tilfeldig over tid, og det førte til at vi satt igjen med utdatert teknologi. Vi hadde mange bindinger til produkter og versjoner av databaser som ikke lot seg oppdatere uten å gjøre store endringer i koden. Uten oversikt over produktstacken ble det mye feil og systemkrasj, som ledet til store forvaltningskostnader – så mye som én million kroner i året.
Som stiftelse var det ikke mulig for Asta å lene seg på aksjonærer eller banklån for å finansiere en totalrenovering av produktene. Store ressurser gikk med å på rette opp i feilene den gamle koden førte til, og utviklerne måtte bruke nesten all tiden sin på drift, support og forvaltning. Ikke minst lot kundene seg irritere over alle problemene. Tilfredsheten var lav.
– Fremskriver du den situasjonen bare noen år frem i tid, så ser du ganske fort at vi var på vei mot en krise, sier Evensen.
Trengte noen med bunnsolid domenekunnskap
Før Evensen tok på seg rollen som daglig leder i Stiftelsen Asta, hadde han jobbet som salgs- og markedssjef i Escenic. Herfra kjente han både nordmenn og bangladeshere som nå jobbet i Cefalo, som satt på store mengder av akkurat den kunnskapen Stiftelsen Asta hadde behov for. Bruk av eksternt utviklingsteam kunne være en økonomisk overkommelig løsning på problemet.
Evensen forteller:
– Både Tom og Per Einar og en del av nøkkelutviklerne i Dhaka hadde stor forståelse for håndtering av store informasjonsmengder, informasjonsstrukturer og publisering og søking på disse, gjennom arbeidet med mediehus og nettavis. Det er jo det en nettavis er om du plukker den fra hverandre: Informasjon som presenteres fortløpende gjennom bestemte maler.
Fikk overtalt skeptikerne til ekstern utvikling
Evensen overlot det til Cefalo å sette sammen et team av eksisterende og nye utviklere, mens han selv tok fatt på å overtale utviklerne på huset. De var i utgangspunktet litt skeptiske til å måtte jobbe med noen som ikke satt på huset slik de var vant til, og det ble mumlet spådommer om at dette aldri kunne gå bra.
Heldigvis bidro onboarding-prosessen til å betrygge skeptikerne. Utviklerteamet kom hele veien fra Bangladesh til Norge slik at alle kunne bli fysisk kjent, og Stiftelsen Asta delte kunnskap for å få det nye teamet up to speed.
Dessuten var Evensen veldig klar på at motivet ikke var å kutte ekstra kostnader, men å gjøre livet lettere for de ansatte:
– Det er jo ingen tvil om at det ligger en økonomisk gevinst i å benytte eksterne utviklere, men du kan ta den ut på to måter. Du kan ta det ut i kroner og øre, eller du kan tillate deg å ha høyere bemanning. Der vi før måtte få inn noen ad hoc for å fikse noe, kan vi nå ha dedikerte ressurser inne med samme budsjettstørrelse.
Med en enklere arbeidshverdag i potten, ble resten med på laget.
Har ikke hatt uplanlagt nedetid siden relanseringen
Cefalos utviklere har bygget en helt ny arkivportal, og skrotet den gamle som skapte så mye hodebry. Ny plattform, ny teknologi og ny driftsløsning. Driften ligger i Amazon Cloud, Cefalo tar seg av videreutvikling og forvaltning, mens Stiftelsen Astas egne utviklere kan fokusere på systemeier-rollen.
– Det som var en ganske stor hodepine er ganske enkelt ikke der lenger. Arkivportalen er så viktig for så mange institusjoner rundt om i landet, og når den går ned blir det jo storm – du går rett over i krisehåndteringsmodus. Men siden relanseringen har vi ikke hatt uplanlagt nedetid i det hele tatt. Det fjerner helt klart et stort uromoment, sier Evensen.
Det har så klart krevd visse omstillinger å jobbe med et eksternt team, og Evensen understreker at de har måttet være ekstra påpasselige med dokumentasjon og spesifikasjoner:
– Dette er en tjeneste som skal leve langt frem i tid, og vi står til ansvar for store aktører som Riksarkivet. Da er det viktig at vi vet hvordan systemet faktisk henger sammen. Du kan ikke bare gi en oppgave og si «snakkes om tre måneder». Det er beslutninger systemeier må ha kontroll på.
Han tilføyer:
– Når det er sagt, har Cefalo en utrolig sterk domenekunnskap om publisering og informasjonsforvaltning. Det er tross alt årsaken til at vi valgte dem.
Skrevet av Per Einar Myklebust
CEO & Founding Partner
