Slik lykkes du med avstandsledelse av utviklere

For Cefalo og kundene våre har avstandsledelse alltid vært en avgjørende del av arbeidshverdagen vår. Slik er det når de fleste av kundene våre sitter i Norge og alle utviklerne våre sitter i Dhaka – til enhver tid i en annen tidssone, en dagsreise unna.

Gjennom pandemien vi nå opplever har flere fått smake på hvordan det er å jobbe sammen, når få sitter på samme sted. Mange av oss har i perioder vært distribuerte, fra hvert vårt hjemmekontor. Da er Bangladesh plutselig ikke så langt unna likevel.

Hvor dine ansatte befinner seg er ikke lenger like viktig. Så lenge de gjør jobben sin og teamet leverer som planlagt, har det lite å si hvor jobben gjøres fra. Det samme gjelder for ledelse. Å lede ansatte som jobber et annet sted kan fungere like godt som å lede ansatte i samme rom, så lenge du følger noen viktige prinsipper.

Her er våre 11 tips for å lykkes.

Ha daglige møter på video
Vær tydelig og tilstede
Skap tillit og trygghet
Ha mange små del-leveranser
Evaluer og gi tilbakemelding
Feire alle seire – også de små
Slutt med «oss» og «dem»
Bruk en lokal teamleder
Ha de rette verktøyene
Snu tidsforskjell fra hindring til mulighet
Vær bevisst på kulturforskjellen

La oss ta deg gjennom dem steg for steg.

1. Ha daglige møter – på video

Før 2020 var mange svært skeptiske til å jobbe med video som den viktigste måten å møtes på. Siden mars har vi tatt syvmilssteg innen digitalisering og erfaringen for de fleste er at dette har gått veldig fint. Poenget er, at når du ikke har direkte, daglig kontakt med teamet, så kan du ikke veilede på samme måte som før. Du har generelt redusert tilgang på informasjon, og problemstillingen går begge veier. Det er vanskeligere å vite hva som foregår til enhver tid.

Teamet som skal levere får det vanskeligere; det er ikke alltid så lett å vite hva som forventes. Og du som leder får det vanskeligere, da du ikke sitter hands-on og kan følge utfordringene mens de utfolder seg. Du har med andre ord behov for flere avklaringer, oftere.

Løsningen er å ha faste, daglige møter på video. Jobber du med distribuerte team så må det gis litt mer rom i disse møtene. De skal være konkrete og effektive ja, men ikke vær kompromissløs på at de kun skal være ti minutter lange. Det må være rom for en halvtime i blant også. Behovet for å dele litt av hverdagen med kolleger er ikke mindre selv om dere sitter langt unna hverandre. Start gjerne med noe sosialt for å bygge bro og skape tilhørighet internt. Le av rare nyheter, del daglige gjøremål og helgens planlagte aktiviteter. Det setter både nordmenn og bangladeshere pris på.

KUNDEERFARING: Petter Irgens Gustafson har i en årrekke brukt distribuerte team fra Cefalo, blant annet da han jobbet som CTO hos NHST. Han har til sammen over 20 års erfaring med avstandsledelse og påpeker at kvaliteten på lyd og video ekstremt viktig når du skal lede et team som sitter langt unna.

– Dårlig kvalitet på lyd og video betyr dårlig kvalitet på møtet, helt enkelt. Det gjelder uansett hvor i verden teamet sitter, enten det er på Oslo vest eller i Dhaka i Bangladesh. Under pandemien jobbet jeg i NHST og brukte konsulenter i Dhaka, og var nervøs da de ble sendt på hjemmekontor. De har nemlig ikke samme kvalitet på nettet eller de samme forholdene som hjemme som oss i Norge, forteller Gustafson, som etter mange år på kundesiden nå er COO i Cefalo.

– Heldigvis gikk det helt strøkent og overraskende bra den gangen, alt tatt i betraktning. Vi har fikk stor sympati for konsulentene og jobben de gjorde fra deres hjemmekontor.

2. Vær tydelig og tilstede

Det er egentlig ikke noe hokus-pokus eller spesielt med avstandsledelse kontra vanlig ledelse av team. Det er i hvert fall vår erfaring. Den største utfordringen ligger i kommunikasjonen. Det gjelder å være tydelig, på grensen til overkommuniserende. Forventningsstyring er spesielt viktig. Det må komme klart frem hva som skal prioriteres og hva som forventes av teamet.

Prosjektarbeid er lagspill og akkurat som i idretten er det smart å avklare hver enkelt lagspillers rolle og ansvar. Eierskapet til milepæler og del-leveranser må være klart definert. Alle må ha en klar forståelse av hvorfor jeg er med i prosjektet og hva mine bidrag er for at vi som team skal lykkes.

Er du i sluttfasen av noe, vær veldig tydelig på hva som skal være gjort til i morgen. Gjør rede for alle kriterier du har for at en oppgave skal regnes som godt nok løst. Det kan virke hardt og kaldt, men det gjør det lettere å levere – og lede. Du må vite at teamet jobber uten at du ser dem, og de må vite at du er tett på. Fjernledelse blir misvisende i så måte, for hele grunnlaget for suksess er at du må være alt annet enn fjern. Du må være tett på og til stede – fra avstand.

– For å lykkes må du være veldig til stede i all dialog du har med teamet. Du må være like tett på som om dere satt på samme pult, faktisk. Det er vanskeligere å lede fra avstand, og derfor er tilstedeværelsen enda viktigere, rådgir Petter Irgens Gustafson, som har over 20 års erfaring med avstandsledelse.

3. Slutt med «oss» og «dem», det er «vi» som gjelder!

Har du et distribuert team som sitter helt utenfor din egen organisasjon (for eksempel i Bangladesh) må du først som sist gå bort fra tankegangen du kanskje har om «oss og dem». Du må behandle offshore-teamet som om de var dine egne ansatte. Hva ville du gjort om du fikk et helt nytt team på plass ved ditt norske kontor?

– Unngå å skape «oss og dem»-relasjon. Se på teamene som distribuerte team, men team fullt og helt, som er gjensidig avhengige for å lykkes, sier Petter Irgens Gustafson. Han har tidligere vært CTO i NHST Media Group AS, en av Cefalos største kunder. Gustafson har med andre ord lang erfaring med å benytte seg av distribuerte team. Han innrømmer å ha gjort flere feil opp gjennom årene – og heldigvis noe riktig også.

– Velger du å bruke offshore-konsulenter kun for å spare penger så har du litt feil fokus. Et distribuert team i Bangladesh fungerer utmerket, så lenge du har rett person på rett sted. Tilgjengelighet på kompetanse er kritisk, så mitt råd er å være tydelig på hvilken kompetanse du er ute etter. Med rett kompetanse på plass er besparelsen og effektiviteten stor, sier Gustafson.

Har du gode rutiner for onboarding lar dette seg fint overføre til et distribuert team. Hvis ikke, kan du benytte anledningen til å etablere en slik rutine. Den vil du få god nytte av når du skal ansette lokalt også. Cefalos erfaring er at et godt onboarding-program spiller en viktig rolle når det kommer til å minimere kulturforskjeller og kommunikasjonsutfordringer. Det sikrer at alle involverte har en felles forståelse av hva målet er (og hvordan man skal nå det). Og da kommer gjerne resultatene av seg selv. Derfor legger vi også til rette for dette for våre kunder:

– Cefalo tar lederskap i onboarding-prosessen og drar deg gjennom den biten. De har også jobbet målrettet i Bangladesh for at organisasjonen der nede skal forstå hvordan det er å jobbe med nordmenn, noe som helt klart har gjort det hele enklere, forklarer Petter Irgens Gustafson, som etter årevis på kundesiden ble COO i Cefalo i mai 2022.

4. Skap tillit og trygghet

Tillit er grunnleggende for å få et prosjektteam til å fungere. Har dine ansatte tillit til deg vil de gå den ekstra mila for å sikre suksess. Tillit er også avgjørende for å skape trygghet. Har konsulentene tillit internt i teamet og til leder, ja da tør de si fra om problemer. De vil også våge å utfordre og være uenige, slik at du sammen med teamet finner de beste løsningene.

Oppstår det uenigheter underveis, bør disse tas åpent i møter. Ved avstandsledelse kan du ikke sky konflikter, du må tørre å ta dem direkte og ikke være redd for å diskutere ting i plenum. Teamet må få tillit til deg og du bør ha fokus på å bygge en kultur som gjør de ansatte trygge nok til å si det de mener.

5. Ha mange små del-leveranser

Ved avstandsledelse synes vi det fungerer godt å bruke et system med mange mindre milepæler og del-leveranser, fremfor å ha én stor leveranse i slutten av et prosjekt eller periode. Med et sett mindre oppgaver som leveres steg for steg med flere, med mindre delmål underveis, er det lettere å følge fremdrift og ha kontroll på leveransen.

Det er også en fordel for teamet å stadig kunne levere noe, fremfor å ha én stor leveranse til slutt. Det gir større muligheter for evaluering og tilbakemelding, noe som igjen øker kvaliteten på leveransen.

6. Evaluer og gi tilbakemelding

Sørg for at du gjennomfører hyppige evalueringer og gir teamet ditt tilbakemelding på det som leveres. Som leder er det din jobb å inspisere og komme med tiltakspunkter hvis noe ikke ble som forventet. I Cefalo har vi god erfaring med det vi kaller retrospektive møter, der alle må nevne noe som var bra og noe som ikke var så bra, for eksempel i siste sprint eller siste leveranse. Det stimulerer ofte til en konstruktiv diskusjon, og bygger opp tilliten og transparensen i teamet.

7. Feire alle seire – også de små

Med mange, mindre milepæler og del-leveranser kan du feire flere seire, selv om de er små. Slike seire er en av de sterkeste motivasjonsfaktorene, både for deg som leder og for hele teamet ditt. Selv små gevinster kan gi stor økning i arbeidsglede og produktivitet.

– Dette hadde vi gode rutiner for i NHST. Det var viktig for oss å vise frem og å feire det som ble laget. Min erfaring er at det skaper en stolthet på teamet, og at det som blir laget, har mye å si for resten av organisasjonen, forklarer Petter Irgens Gustafson.

8. Bruk en lokal teamleder

Har du anledning, så anbefaler vi å bruke en lokal teamleder, enten det er on-site i Dhaka eller andre steder du måtte ha et distribuert team. Er teamet av en viss størrelse er det veldig nyttig med en teamleder på plass som du kan snakke mer åpent med enn de andre på teamet.

Når du skal lede fra avstand er det en utfordring at det foregår ting internt som du ikke har innblikk i, og ofte kan det være utfordrende å få tak i problemstillingene når alle sitter sammen i et videomøte. Da er det en fordel å ha en egen teamleder å sparre med.

9. Ha de riktige verktøyene

– For å lykkes med avstandsledelse er du nødt til å ha gode verktøy, sier Gustafson. – Det sier seg selv at du ikke kan ha hakkete video og dårlig forbindelse, men du trenger også andre digitale verktøy for at kommunikasjon og prosjektledelse skal gå mest mulig knirkefritt for seg.

Cefalo anbefaler at du bruker et eller annet verktøy for å kunne kommunisere direkte med teamet ditt. Slack er et godt eksempel, som gir deg en åpen og direkte linje som alle kan følge med på og jobbe i sanntid på. Du bør også ha et godt dokumentasjonsverktøy og prosjektledelsesverktøy, som JIRA eller Trello. Da kan utfordringer som dukker opp løses på en måte som er organisert og lett å følge.

– Ved å bruke et issue tracking system som Jira er alle oppgaver oppdatert og synlige for teamet. Det er viktig for utviklerne å kunne se hvilke oppgaver som kommer i pipeline, så sørg for at du får alle oppgaver med, påpeker Gustafson.

– Husk at om du har en dårlig nettforbindelse så får du ikke gjort en tøddel. Det kan fort bli relevant offshore, fordi infrastrukturen ute ikke er på samme nivå som i Norge. Legg til rette så offshore-konsulenter har tilgang på nett av høy kvalitet, sier Gustafson.

10. Snu tidsforskjell fra hindring til mulighet

Skal du lede et team i Bangladesh må du være mentalt forberedt på at det er en tidsforskjell på 4-5 timer (avhengig av sesong). Husk at du kan velge å se på det som en fordel. Planlegger du godt har du anledning til å utvikle på fulltid, også i ferieavviklingen!

En slik tidsforskjell betyr at teamet ditt er på jobb fire timer før deg, og så har dere rundt fem timer å jobbe samtidig på. Tiden teamet ditt jobber “alene” kan bety færre forstyrrelser og økt effektivitet. Ofte har du et eget lokalt team også, så faktisk har dere mulighet for tolv timer effektiv utvikling, kontra åtte timer om du kun har et lokalt team tilgjengelig.

Å bruke et team i et annet land, med en annen kultur, betyr også andre feriedager og en annen tilnærming til helg og helligdager. Dette er også noe du kan bruke for å få et konkurransefortrinn. Når du og ditt lokale team har ferie (eller fri), så kjører ditt avstandsteam med gassen på for fullt.

11. Vær bevisst på kulturforskjellene

Cefalo har vært tilstede i Dhaka i ti år, og jobber kontinuerlig med å forberede våre konsulenter på hvordan det er å jobbe med nordmenn. Vår organisasjon er flat og lite hierarkisk, våre ansatte tør å si fra om feil og mangler. Den kulturelle avstanden er derfor mindre enn mange tror.

– Mitt råd er å gjøre en analyse av kulturforskjellene på forhånd, slik at du er klar over hvilke kulturelle dimensjoner dere skiller dere mest fra hverandre på, uansett hvor i verden du velger å jobbe distribuert. Dette er viktig for at hele teamet skal forstå hvilke ulikheter som finnes og være obs på dem. Det man er forberedt på kan man planlegge for. Da jeg jobbet i NHST, fikk vi god støtte til dette fra Cefalo, og vi er fortsatt bevisste på hvor viktig denne kulturelle lydhørheten er. Men mitt råd er å gjøre et godt grunnarbeid og jobbe videre med å lukke gapet mellom forskjellene, avslutter Gustafson.

Er du nysgjerrig på ekstern utvikling? Vi tar gjerne en hyggelig prat med deg på telefon, møte eller video.