Av Per Einar Myklebust | 5. desember 2018.

Fem nøkler til en vellykket outsourcing

For å få outsourcing til å fungere, nytter det ikke bare å sende arbeidsoppgavene ut av landet og forvente at du får gull tilbake. Det krever at du jobber bevisst og målrettet dersom du vil få maks effekt. Heldigvis har outsourcing-faget kommet langt de siste årene, og det er langt lettere å jobbe distribuert enn det var for bare ti år siden.

tre menn ved en kontorpult smiler til kamera og tar fist bump sammen

FØLG VÅRE RÅD FOR SUKSESS MED OUTSOURCING: Vi har jobbet med eksterne utviklere i femten år og vet hva som skal til for å lykkes.

Vi har identifisert fem nøkler for å skape et godt samarbeid med team utenfor landegrensene.

Hyppig kommunikasjon

Det største feilgrepet mange gjør når de outsourcer, er at de ikke snakker nok med teamet sitt. Godt samarbeid forutsetter god kommunikasjon. Ikke bare bygger det gode relasjoner på tvers av geografi, men minsker også sjansen for at det oppstår misforståelser eller ugunstig ja-kultur.

Heldigvis er dette nå langt enklere enn for 10–20 år siden, med verktøy som Slack og høyhastighetsnett som støtter muligheten for å ta videosamtaler ansikt til ansikt. Vi anbefaler å ta videomøter med hverandre opptil hver dag.

Terskelen for å kontakte det andre teamet burde være svært lav. For å unngå tidssoneproblematikk, bør dere etablere en kjernetid der begge team er på jobb samtidig. Våre utviklere er fra Bangladesh, men det er likevel en helt naturlig fire timers overlapp mellom vår arbeidsdag og deres.

Tillit

Et samarbeid fungerer bare dersom begge parter stoler på hverandre. For å få mye ut av outsourcing, må du også kunne overlate viktige, prioriterte oppgaver til det eksterne teamet ditt. Gjør du ikke dette, vil to ting ofte skje:

Bedriften din sitter igjen med problemene outsourcing opprinnelig var ment å løse.
Outsourcing-teamet mister motivasjon, siden de ikke føler seg faglig utfordret.

Kjerneoppgaver gjør at teamet ditt føler seg verdsatt, noe som leder til lavere turnover og bedre samarbeid fremover. Slik skaper du en positiv feedback-loop, fremfor en ond sirkel.

Slik løste Miros det

Miros har brukt utviklere fra Cefalo i noen år nå. Les deres historie her!

Les mer

Åpenhet

Skal du ha tillit til utviklerne dine, er det også viktig å bygge en kultur basert på åpenhet. Du må kunne stole på at de sier fra om de ikke forstår noe, samtidig som de må vite om det er noe du er misfornøyd med. Ingen er tjent med at utviklerne dine leverer noe annet enn du ønsket deg, fordi de ikke torde å komme med oppfølgingsspørsmål. Dessuten vil gode utviklere ofte ha smarte forslag eller innvendinger; disse vil du ikke gå glipp av.

For å bygge genuin åpenhet anbefaler vi alle å møte teamet sitt personlig, og gjøre noe sammen også utenom jobb. Teambuilding er muligens enda viktigere her enn for en arbeidsplass der alle jobber sammen. Folk som kjenner og liker hverandre, tåler å være uenige.

Åpenhet er like viktig mellom din bedrift og det overordnede outsourcing-selskapet. Ikke vent til siste sekund med å si fra om en utvikler ikke fungerer. Feilansettelser kan hende overalt, og du skal kunne sette krav til at du får det du betaler for.

Slik fungerer onboarding med Cefalo

Når du har bestemt deg for å samarbeide med oss setter vi i gang en onboarding vi har god erfaring med.

Les mer

Struktur og spesifikasjoner

I en bedrift der alle er samlokalisert, går det noen ganger an å slippe unna med en løsere arbeidskultur som tar ting litt på sparket. Så fort du jobber distribuert – spesielt på tvers av land – setter det høyere krav til strukturen.

Her er agile rammeverk som Scrum og verktøy som Jira verdt sin vekt i gull. Svært mange IT-bedrifter vil så klart ha god kjennskap til disse allerede, og utviklingen av slike arbeidsmetoder har vært med på å gjøre outsourcing langt enklere nå enn før.

Ved å sette faste rutiner og mål et stykke i forveien, unngår dere dobbeltarbeid eller glemte frister. Kanskje viktigst av alt er skriftlige spesifikasjoner. Poenget er ikke at disse må være ekstremt omfattende, men at det lettere oppstår misforståelser når informasjonen deles muntlig.

Langsiktig tenkning

Når du ansetter en ny utvikler, vil det ta litt tid før de jobber for full kapasitet, uansett hvor i verden de befinner seg. Ingen kan gi 100 prosent effektivitet fra dag én. Etter hvert som utvikleren blir kjent med bedriften din, oppgavene og menneskene i den, vil du få mer og mer tilbake. Tiden du investerer gir tilbake med renter.

Dette er også grunnen til at outsourcing ikke alltid er den beste løsningen for kortere prosjekter. Det kan fungere, men langsiktige oppdrag er definitivt mer egnet. Tenk heller på outsourcing-teamet ditt som en permanent eller semi-permanent avdeling av bedriften.

Fra outsourcing-selskapets side setter dette høye krav til å beholde ansatte. Du skal ha faste mennesker å forholde deg til, slik at du slipper å starte på nytt hver gang noen slutter eller bytter prosjekt eller stilling. Husk å spørre selskapet om utviklerne du får presentert i innsalget også er dem du vil jobbe med på sikt.