Det hersker gjerne litt usikkerhet rundt å involvere utviklere som ikke sitter fysisk i bedriftens lokaler. Mange har dessverre dårlige erfaringer med tradisjonell outsourcing, og lurer på hvordan Cefalos eksterne utvikling unngår de klassiske fallgruvene.
Vi vil derfor ta deg med gjennom hele oppstartsfasen av et Cefalo-samarbeid, til der løpende drift er i gang. Forhåpentlig vil du se at Cefalo-modellen har mer til felles med å rekruttere egne ansatte, og dermed gir deg langt større eierskap til prosjektet enn mange forventer.
Innhold
- Første fase – fra første kontrakt til signert avtale
- Andre fase – Rekruttering og onboarding
- Tredje fase – Løpende drift
Første fase – fra første kontakt til signert avtale
Et samarbeid begynner alltid med en serie møter, der vi kan bli kjent med hverandre, kartlegge behov, og finne ut om Cefalo kan løse dine utfordringer. Dette løpet er ikke satt i stein, og kan variere ut fra kompleksiteten på prosjektet eller bedriftens størrelse.
Likevel kan vi sette opp et representativt løp, som en mal å sikte etter. Det er sannsynlig at prosessen vil se noenlunde slik ut:
Møte 1: Bli kjent
Det første møtet er gjerne ganske uformelt, og går ut på å bli gjensidig kjent og sondere hva slags muligheter som finnes. Vi presenterer Cefalo og hvordan vår forretningsmodell fungerer, og du forteller om ditt eget selskap og utfordringene du sitter med.
Ofte er noen litt tilbakeholdne med å stille spørsmålene de virkelig lurer på, dersom de er skeptiske til ekstern utvikling, men ikke ønsker å såre noens følelser. Vi oppfordrer deg til å spørre om hva det måtte være. Det er viktig for oss å være et transparent og kundeorientert selskap, og belyser gjerne både fordeler, ulemper og fallgruver ved ekstern utvikling.
Om du etter møtet tenker at det er interessant å utforske et samarbeid nærmere, booker vi et nytt møte i nær fremtid, typisk i løpet av én til to uker.
Møte 2: Behovsavklaring
I det andre møtet begynner vi å gå mer i dybden på hvordan et samarbeid vil kunne se ut. Rammene for prosjektet settes her:
- Hvilket tidsperspektiv er det snakk om?
- Hva slags kompetanse har dere behov for?
- Hvor mange utviklere trenger dere?
- Hvordan ser du for deg team-sammensetningen?
- Hvordan blir samarbeidsformen mellom ditt team og vårt team?
På bakgrunn av dette vil vi finne fram eksempel-CVer fra eksisterende utviklere i Dhaka, for å avstemme hvilken type kompetanse du ønsker å ha i teamet ditt.
Dette er likevel sjelden de faktiske menneskene du vil få på teamet ditt, siden de allerede er å regne som faste ansatte hos andre kunder. Så fort kontrakten er undertegnet begynner vi en omfattende rekrutteringsprosess, for å finne utviklere som oppfyller kriteriene vi har satt opp i fellesskap.
På dette tidspunktet i prosessen vil vi også veldig gjerne at du snakker med minst én eller to av de eksisterende kundene våre. Da vil du kunne høre om deres erfaringer med å jobbe med eksterne Cefalo-utviklere, slik at du kan finne ut om det også kan være en god løsning for deg.
Møte 3: Kontraktssignering
I kontraktsmøtet vil vi gå gjennom vårt konkrete forslag til samarbeidsavtale med tidsrammer, priser og vanlige avtalevilkår.
Når alle relevante spørsmål er avklart og kontrakten er signert, kan vi begynne rekrutteringsprosessen.
Andre fase – rekruttering og onboarding
Alle rekrutteringsprosesser innebærer en viss grad av usikkerhet, og de fleste har vel kjent på frykten for å betale dyrt for noe som ikke svarer til forventningene.
I Cefalo gir vi deg vår garanti for at vi skal skaffe utviklerne med den kompetanseprofilen vi ble enige om, og vi gir oss ikke før du er fornøyd. Vi tar oss heller ikke betalt for alt arbeidet vi legger ned i rekrutteringsfasen; kostnadene for deg begynner ikke å løpe før utviklerne faktisk er gang med å jobbe.
Som regel jobber vi altså i flere måneder før vi får betalt. Det mener vi det er verdt.
For det første gjør det deg trygg på at ikke du binder deg til noe du ikke blir fornøyd med. For det andre opplever vi så sjelden at kundene blir misfornøyde at vi i praksis ikke taper stort på å ha en slik garanti. Faktisk er en av de hyppigste tilbakemeldingene vi får fra kunder at dersom de hadde visst hvor godt ekstern utvikling kan fungere, ville de aldri ha nølt i utgangspunktet.
Hvordan finner vi så de beste utviklerne i Bangladesh?
Rekrutteringsprosessen
Vi finner utviklere gjennom to kanaler: Nettannonser via Bdjobs.com (Bangladesh’ største rekrutteringsportal), og ved å bruke nettverket til medarbeiderne våre i Dhaka. Deretter plukker vi ut de beste gjennom en omfattende verifiseringsprosess:
- CV-screening – Vi ser gjennom alle søknadene vi har mottatt, og plukker ut dem med ønskelig kompetanse, fra de ti beste universitetene.
- Språksjekk – Vi ringer opp alle aktuelle kandidater, for å forsikre oss om at engelsken deres holder et høyt nok nivå til å kommunisere godt med norske arbeidsgivere.
- Programmeringstest – Vi inviterer kandidatene som passerer språksjekken til lokalene våre i Dhaka for å teste programmeringsevnene deres i praksis.
- Senior-intervju – Tre av våre seniorer i Dhaka dybdeintervjuer de gjenværende kandidatene om problemløsning og teknologi. Kun de som får en stemme fra alle tre seniorer går videre.
- Referansesjekk – Vi kontakter referansene til dem som passerer senior-intervjuet.
- Management-intervju – Vår COO i Dhaka diskuterer med kandidaten om det finnes grunner til ikke å ansette dem, eller at ansettelsesforholdet vil bli kortvarig. Slik unngår vi høy turnover.
- Valgfritt kundemøte – Dersom du vil ha endelig avsjekk på kandidaten, får du muligheten til å ta et video- eller telefonintervju med ham/henne før vi ansetter.
Denne prosessen tar typisk én til to måneder. I tillegg må du ofte regne med en måneds oppsigelsestid når vi ansetter utviklere som må avslutte et eksisterende arbeidsforhold. Dyktige utviklere er sjelden arbeidsledige – hverken i Norge eller i Dhaka.
Møter og teambuilding mellom Dhaka og Norge
En av hjørnesteinene i Cefalo-modellen er at de eksterne utviklerne skal bli en integrert del av bedriften din. Det er vanskelig å få til om ikke dere har møttes ansikt til ansikt. Derfor er det viktig at du setter av cirka en uke til møter og teambuilding, som regel i dine lokaler her i Norge.
Formålet med denne uka er å eliminere «oss/dem»-tankegang, og få begge parter til å tenke på samarbeidet som et «vi». I tillegg handler det om å sette noen eksplisitte rammer for hvordan dere vil arbeide sammen fremover.
Din oppgave blir å sette sammen noen presentasjoner om bedriften og forretningsmodellen deres, samt en om Norge og norsk kultur. Tilsvarende vil utviklerne presentere Bangladesh. Vi vil bidra med en briefing vi kaller «Barriers & enablers», der vi deler tips og erfaringer om hvordan du får ekstern utvikling til å fungere så godt som mulig. Det blir også tid til å begynne å arbeide på prosjektet innenfor de samme fire veggene.
I tillegg anbefaler vi at dere finner på noen rent rekreasjonelle aktiviteter sammen – egentlig god gammeldags teambuilding – slik at dere og utviklerne kan bli kjent med hverandre på et mer avslappet, personlig plan. Gå ut og spis en bedre middag, ta dem med på en båttur i fjorden, eller dra på hyttetur sammen – det er opp til dere.
Dette bygger en felles bedriftskultur som gjør nasjonale kulturforskjeller mindre relevante.
Når arbeidsforholdet er godt i gang, anbefaler vi å møtes fysisk med jevne mellomrom (gjerne 1–2 ganger i året). Det er ikke alltid like enkelt å få til i praksis, men for dem som får det til gir det stor effekt på teamfølelsen.
Tredje fase – løpende drift
For at det løpende samarbeidet skal fungere, er det viktig at dere har diskutert i klartekst hva begge parter forventer av hverandre, satt noen faste rutiner, og at dere bruker en smidig metodikk som for eksempel Scrum. Du må også ha valgt noen verktøy for å tilrettelegge for videomøter, chat og kontinuerlig deployment.
Antakelig har du mange av både verktøyene og rutinene på plass allerede, så det blir ofte færre endringer enn mange har sett for seg. Det er likevel viktig å påpeke at den formelle kommunikasjonen, i form av skriftlige spesifikasjoner og hyppige møter, blir desto viktigere nå som uformell kommunikasjon blir litt vanskeligere.
Organisering og rollefordeling
Det er mange måter å fordele rollene mellom ditt in-house-team og Cefalo-utviklerne, men dette er en ganske vanlig modell:
- In-house: Produkteier/prosjektleder
- In-house eller Cefalo: Arkitekt, design
- Cefalo: Teamleder, utviklere, testere (gjerne sammen med dine egne utviklere)
De fleste av kundene våre har tett eierskap til det de lager, og stiller gjerne med produkteier selv. Produkteieren vedlikeholder backlogen og holder i produktet og fremdriften.
Litt avhengig av størrelsen på prosjektet eller produktet, har du gjerne også arkitektrollen hjemme. Det samme gjelder design: I de fleste tilfeller bruker kundene våre en egen designer eller en designer de kjenner godt fra før. Når det er sagt kan vi også stille egne designere til rådighet, dersom du ønsker det.
Teamet vårt i Dhaka består gjerne av en teamleder (eller Scrum master), x antall senior-utviklere, x antall junior-utviklere og x antall testere. Vi anbefaler gjerne at det er én tester per 4–6 utviklere.
Slik ser en to ukers sprint ut med Cefalo
Dersom du i likhet med de fleste av kundene våre jobber i sprinter på to uker, vil en sprint se omtrent slik ut:
- Skriftlige spesifikasjoner – Dette er produkteiers ansvar, og vil som regel gjøres spredt ut over forrige sprint. Her gjelder det å beskrive oppgavene med et tilstrekkelig detaljnivå, slik at ikke det oppstår misforståelser. Dette tar typisk 10% av den totale tiden allokert til utviklerne i sprinten.
- Planleggingsmøte – Et videomøte i starten av hver sprint, på mellom 30 minutter og to timer. Utviklere og prosjektstyrer diskuterer periodens oppgaver, og avklarer spørsmål, finner ut om riktig tid er satt av, og så videre.
- Daglig videomøte – Vi anbefaler å ha en 10–30 minutters check-in hver dag. Dette er både for å senke terskelen for å ta opp ting man kanskje ellers ikke ville brydd seg med, og for å holde hyppig kontakt mellom kontorene. Vi pleier å sette dette til morgenen i Norge, som tilsvarer lunsjtider i Bangladesh.
- Sprintdemo – Sprintene avsluttes gjerne med en sprintdemo hvor teamet demonstrerer hva som har blitt oppnådd i løpet av sprinten.
- Sprintevaluering – I slutten av hver sprint bør dere også avholde et videomøte hvor utviklerne kan bringe opp hva de synes har fungert og ikke, slik at dere kontinuerlig kan forbedre arbeidsprosessene deres.
Utover dette går den løpende kommunikasjonen gjennom e-post, Slack og videomøter. Dialog om produktspesifikasjon skjer gjerne i verktøy som Jira, og kode lagres som oftest i Git.
Slik ser det ut for utviklerne i Dhaka
Cefalos kontorer i Dhaka ligner ganske mye på et åpent kontorlandskap i Norge, og består av en rekke team som tilhører de forskjellige kundene våre. Ettersom vi har en bred kundeportefølje, betyr det også at de nye utviklerne dine har tilgang på mye variert kunnskap og kompetanse der de sitter. Har de et spørsmål om hvordan noe kan løses, finnes ofte svaret et par kontorpulter unna.
Vi oppfordrer også til aktiv kunnskapsdeling via korte foredrag, og gjennom det vi kaller Cefalo School. Her avholder utviklere med spesialkompetanse kurs på kveldstid, som gjerne strekker seg over flere måneder, med en eksamen til slutt. Det betyr at utviklerne våre alltid utvikler seg faglig, og er nok en av mange grunner til at Cefalo har blitt en så attraktiv arbeidsplass.
Hva om du er misfornøyd med noe?
Cefalo er kjent for å ha dyktige utviklere som arbeider godt sammen med norske kunder. Likevel – rekruttering er ikke en eksakt vitenskap, og feilansettelser kan forekomme. Er du misfornøyd med noe, kan du ta det opp direkte med den norske ledelsen, så tar vi det derfra.
Vi pleier også å ha kvartalsvise statusmøter i Norge for å avstemme status på samarbeidet. Dette er en fin anledning til å lufte tanker og gi konkrete tilbakemeldinger.
En av fordelene med å bruke et byrå som Cefalo til å ansette utviklere, er at vi tar oss av HR og rekruttering, uten ekstra kostnader for deg. Ønsker du å skalere teamet ditt opp eller ned, så løser vi dette. Det er ikke uvanlig at kunder som starter med et par utviklere, ekspanderer teamet når de ser hvor godt det fungerer.
Et samarbeid med Cefalo er ment å vare over en lengre periode, og du skal kunne tenke på utviklerne dine som faste ansatte. Jo mer du legger inn i samarbeidet, desto mer får du også tilbake.
Har du spørsmål som ikke ble besvart i artikkelen? Nysgjerrig på om ditt prosjekt passer for ekstern utvikling? Ta gjerne kontakt med oss, så skal vi gjøre vårt beste for å gi deg svarene du trenger.
Er du nysgjerrig på ekstern utvikling? Vi tar gjerne en hyggelig prat med deg på telefon, møte eller video.
Skrevet av Per Einar Myklebust
CEO & Founding Partner
